September-Ausgabe
Informationen der HPR-Fraktion
Themen der September-Sitzung des HPR waren u.a. die Einrichtung einer Zentralen Servicestelle für die Anerkennung Ausländischer Berufsabschlüsse, Erprobung durchgängiger Postfachnutzung / Services statt E-Mail in ausgewählten Standorten des OS und die Erweiterung des Selbsterkennungstools (SET) um den Orientierungsbereich Berufsausbildung für Menschen ohne Hochschulzugangsberechtigung.
Kundenzentrum der Zukunft (KuZ)
Die Forderungen des HPR zur Vorlage eines neuen Fachkonzeptes für den gesamten operativen Bereich soll nun in Kürze umgesetzt werden. Erste Überlegungen wurden dem HPR in dieser Sitzung vorgelegt. Damit sind jedoch noch viele ungeklärte Fragen aufgetaucht, sodass sich der HPR mit diesem Thema noch intensiv beschäftigen wird. Zu gegebener Zeit werden wir dazu weiter berichten.
KiZ-Reform
Es erfolgt eine temporäre Veränderung der Aufbau- und Ablauforganisation der Familienkasse der BA im Aufgabengebiet (KiZ) im Zusammenhang mit der Umsetzung des Starke-Familien-Gesetzes, darin u.a. „KiZ-Reform“ durch ein Konzept zur Einführung und Umsetzung des sog. KiZ-ZenTRUm.
Die erste Stufe des Starke-Familien-Gesetzes ist am 01.07.19 in Kraft getreten. Durch die umfassende Kinderzuschlagsreform rechnet das BMFSFJ mit einer Verdreifachung der Zahl der tatsächlichen Leistungsbezieher. Aus diesem Grund ist ein erheblicher Aufwuchs an Stellen im Aufgabenbereich KIZ vorgesehen.
Um Personalüberhänge aus anderen Rechtskreisen der BA aufzunehmen, werden ab 01.01.20 an bis zu 18 Standorten, die zum Teil bisher keine Familienkassenstandorte waren, in den vier RD-Bezirken Sachsen-Anhalt-Thüringen, Sachsen, Berlin-Brandenburg und Nord zentral gesteuerte Sonderteams mit bundesweiter Fallzuständigkeit eingerichtet.
Der Hauptpersonalrat wurde zu diesen in der Fläche schon laufenden Planungen erst jetzt um Stellungnahme gebeten. Es ergaben sich in der Diskussion mit dem Leiter der Familienkasse Herrn Bunk kritische Nachfragen, insbesondere zur geplanten zentralen Steuerung, dem Zielsystem, den Schulungen und der bewertungsadäquaten Einsteuerung der Bearbeitungsvorgänge.
Digitalisierung/Automatisierung in der BA
Der HPR erwartet in Kürze die Vorlage zu den Regelungen zum Schutz des Personals vor Missbrauch und/oder Überforderung in Form einer Dienstvereinbarung. Wir sind aufgrund der Vorgespräche guter Dinge, dass es zu einer zufriedenstellenden Vereinbarung kommen wird.
LBB: Weisung zur Einführung des Zertifikatsprogramms „Professionelle Beratung“
Wir berichteten im letzten Monat.
Die Veröffentlichung der Weisung hat sich verzögert, da noch einige Veränderungen vorgenommen wurden. Der Start der Pflichtmodule ist nun auf den April 2020 geschoben.
Das Zertifikatsprogramm wird durch Professorinnen und Professoren, Fachlehrkräfte für besondere Aufgaben in der HdBA sowie unterstützend durch geeignete Trainerinnen und Trainer aus den Dienststellen durchgeführt. Es sind für den Start des Zertifikatsprogramms 10 Trainingstandems vorgesehen. Sie bestehen aus 10 Fachlehrkräften für besondere Aufgaben in der HdBA sowie unterstützend aus 10 Trainerinnen und Trainern aus den Dienststellen.
Die Stellen für die Fachlehrkräfte für besondere Aufgaben in der HdBA werden in Kürze ausgeschrieben. Die Regionaldirektionen stellen das Trainerpersonal.
Zur Sicherstellung einer regional ausgewogenen, ortsnahen sowie RD-Bezirks-übergreifenden Verteilung gibt es Quoten.
Das Trainingspersonal muss über fundierte Kompetenzen in der Methodik-Didaktik sowie ausgeprägte beraterische Kompetenzen verfügen und für die Aufgabe vollumfänglich freigestellt werden.
Die vbba setzt sich weiter dafür ein, dass die Beamtinnen und Beamten, für die erst der Daueransatz nach erfolgter Zertifizierung eine gehaltswirksame Beförderung ermöglicht, bereits in der ersten Welle die Möglichkeit erhalten, zertifiziert zu werden.
RIM-Portal: Einführung neuer Funktionalitäten insbesondere die Verbesserung des Auftragsmanagements
Wie wir in unseren Informationen bereits mehrfach kommuniziert haben, sind wir in der Gesamtheit des HPR an dem Thema RIM (Besetzung der Ermächtigungen, Qualifizierung und Auftragssteuerung) im Gespräch mit den Verantwortlichen in der Zentrale und dem BA-SH. Die Meldungen aus der Fläche zeigen, dass zur Errichtung der RIM Geschäftsprozesse und zentrale IT-Unterstützungen nicht genügend vorbereitet waren und die Kolleginnen und Kollegen vor Ort Ihre Anstrengungen darauf richten müssen, diese Prozesse teilweise noch immer individuell zu lösen. Das bindet enorme Kapazitäten, die jedoch den Kunden des RIM zur Verfügung stehen sollten.
Mit dem nächsten Schritt der o.g. Einführung erhoffen sich die Verantwortlichen und wir, dass über ein komfortables Steuerungstool Aufträge adressatengenauer ankommen.
Mit dem RIM-Portal steht den Kunden, also unseren Kolleginnen und Kollegen, seit 01.01.2018 eine webbasierte Lösung zum standardisierten Produkt- und Dienstleistungsabruf zur Verfügung. Zum Start standen allerdings noch nicht alle Funktionen in ihrer geplanten Ausbaustufe zur Verfügung. Im Rahmen erster Weiterentwicklung des RIM-Portals sollte der Funktionsumfang vorrangig der Komponente „Auftragsmanagement“ erweitert und verbessert werden. Die neuen Funktionen wurden im Zuge einer vom HPR angeregten Pilotierungsphase vom 03.06. - 31.07. 2019 in den RIM-Bezirken Bremen, Chemnitz, Dortmund, Düsseldorf, Gießen und Rostock erprobt und um 2 Programmversionen erweitert. Die Auftraggeber erhalten mehr Transparenz über ihre jeweiligen Bestellungen. Im Register „Meine Bestellungen“ können nun Teilschritte der Bearbeitung nachvollzogen werden.
Die bundesweite Flächeneinführung soll zum 14.10.19 erfolgen.
Für die elf verbleibenden RIM-Bezirke und das RIM-Verwaltungs-Zentrum sind analog der Pilotierung Einweisungen in die Komponenten „Auftragsmanagement“ in Form von Multiplikatoren- (Auswahl unter Beteiligung der örtlichen Personalräte nach HPG beachten) Workshops vorgesehen. Aus der Erfahrung des Piloten heraus wurden diese Workshops auf zwei Nettotage erweitert und sollen ca. vier Wochen vor der Flächeneinführung stattfinden. Pro RIM-Bezirk sollen zwei Multiplikatoren identifiziert werden.
Mitarbeiterportal
Wieder einmal erreichte den HPR eine Vorlage (erste Version im Juni) mit Hinweisen zur Einspielung von Dokumenten in das Mitarbeiterportal. Obwohl wir inhaltlich keine Bedenken gegen das Vorgehen von POE 1 zur Erleichterung der Erstellung von Listen in Zusammenhang mit der Erfassung von BEM-Fällen haben (diese wird eine erhebliche Erleichterung für das Personal im Internen Service bringen), konnten wir aus Gründen der nicht umgesetzten Barrierefreiheit für seheingeschränkte Beschäftigte diesem Vorgang in der vorgesehenen Version nicht folgen. Zwar wurde zwischenzeitlich im Mitarbeiterportal eine für diesen Personenkreis in der Anwendung praktikablere Version alternativ eingespielt; die zur Einstellung vorgesehenen Dokumente sind jedoch auch mit entsprechenden Hilfsmitteln und alternativen Einstiegen mehr als schlecht „lesbar“. Gerade im Zeichen der Inklusionsvereinbarung und vor dem Hintergrund der selbst aufgelegten Ziele zur Einstellung behinderter Menschen (incl. Ausbildung) kann die vbba-Fraktion im HPR diese Vorgehendweise nicht nachvollziehen.
Einrichtung einer Zentralen Servicestelle für die Anerkennung Ausländischer Berufsabschlüsse
Nach dem neuen Fachkräftezuwanderungsgesetz wurde die Aufgabe zur Einrichtung einer Zentralen Servicestelle für die Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse zunächst für einen befristeten Zeitraum auf die BA übertragen. Diese Servicestelle wird im ersten Quartal 2020 ihren Betrieb aufnehmen und für Anerkennungssuchende, die sich im Ausland befinden, eine bundesweit zentrale Ansprechpartnerin sein. Zum Aufgabengebiet sollen die Beratung im Vorfeld der Antragstellung, sowie die Begleitung während des Anerkennungsverfahrens, gehören.
Aufgrund der fachlichen und inhaltlichen Nähe soll die Servicestelle bei der ZAV am Standort Bonn in unmittelbarer Nähe zum virtuellen Welcome Center der ZAV angesiedelt und organisatorisch in Form von zwei Teams zugeordnet werden. Weiteres hierzu ist der in Kürze erscheinenden Weisung zu entnehmen.
Gemäß der Berechnung der BA und des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) soll die Servicestelle mit 24 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) starten und später auf 34 VZÄ ausgeweitet werden. Die konkrete Personaldimensionierung und -schichtung steht noch nicht fest. Es ist beabsichtigt, eine Verwaltungsvereinbarung zwischen der MBF, dem BMAS und der BA zu schließen, welche Aufgaben und den Umfang der Erprobung beinhaltet. Darüber hinaus werden die Dienststellen der BA zu gegebener Zeit über die neue Servicestelle informiert. Diese bleibt abzuwarten.
Erprobung durchgängiger Postfachnutzung / Services statt E-Mail in ausgewählten Standorten des OS (Alg-Plus-Teams)
Der Kundenkommunikationskanal unterliegt bei der Verwendung von personenbezogenen und Sozialdaten datenschutzrechtlichen Auflagen. Kundinnen und Kunden dürfen zwar ungeschützte Mails zusenden, die BA darf aber nur über einen geschützten Weg antworten. Bei Verwendung von persönlichen Mail-Adressen kommt es im Abwesenheitsfall zu Verzögerungen im Bearbeitungsprozess und Beschwerden. Da die Kunden Mails nach eigenem Ermessen an für sie bekannte Postfächer schicken, müssen die Mails intern teils erst richtig zugeordnet und zur weiteren Bearbeitung weiterleitet werden. Das führt zu einem erheblichen Aufwand.
Aus diesen Gründen soll nun die durchgängige Postfachnutzung / eServices an den Standorten des OS Freiburg und OS Frankfurt/Main von 30.09.19 bis 31.03.20 erprobt werden.
Man erhofft sich eine zeitnähere Bearbeitung, da die Unterlagen schneller und sicherer in der zuständigen Organisationseinheit ankommen. Bei der Beantwortung von Postfachnachrichten gibt es keine datenschutzrechtlichen Restriktionen.
Außerdem erwartet man Erkenntnisse für ggf. weitere technische und prozessuale Anpassungsbedarfe und möchte die Wirksamkeit der geplanten Marketing- und Befähigungsmaßnahmen überprüfen.
Erweiterung des Selbsterkennungstools (SET) um den Orientierungsbereich Berufsausbildung für Menschen ohne Hochschulzugangsberechtigung
Bisher ist SET zugänglich für Nutzerinnen und Nutzer mit Hochschulzugangsberechtigung (HZB). Das Selbsterkundungstool ist eines von drei Bausteinen der Lebensbegleitenden Berufsberatung (LBB). Dieses Online-Angebot dient als Ergänzung zum persönlichen Angebot der Beratung. Ab Oktober 2019 gibt es nun das integrierte Angebot auch für Nutzerinnen und Nutzer ohne HZB. Damit hat die BA ein bundesweit einmaliges Angebot, das den Kundinnen und Kunden kostenlos neutrale und psychologisch fundiert Informationen zum beruflichen Fortkommen vermittelt.