16.10.2017

Oktober-Ausgabe

Informationen der HPR-Fraktion

Themen der Oktober-Sitzung des HPR waren u.a. die Weiterentwicklung der Team- und Bereichsleitungsboards, Anpassungen am Mitarbeiterportal, das Handbuch Ausbildung und Qualifizierung, die verlaufsbezogene Kundenbetrachtung und die Fortsetzung der Pilotmaßnahmen "Lebensbegleitende Berufsberatung".

Weiterentwicklung der zielorientierten Führung in den Agenturen für Arbeit (Verlängerung der Gültigkeit der HEGA 11/14 – 06) - „Team- und Bereichsleitungsboard“

Mit der HEGA wurde die Einführung des Prozesses zur Kommunikation über eine neue Dokumentationsbeschreibung als „Teamboard“ und „Bereichsleitungsboard“ mit den Hinweisen auf eine ständige und gute Kommunikation mit den Beschäftigten verbindlich eingeführt. Das Format selbst kann vor Ort selbst gewählt werden. Alle bisher existierenden Muster der Gesprächsdokumentation wurden in diesem Zusammenhang durch das „Teamboard“ und „Bereichsleitungsboard“ ersetzt. Es ist dabei darauf zu achten, dass keine Verhaltens- und Leistungskontrolle erfolgt, d. h. keine personenbezogenen Daten der Beschäftigten und/oder operative Leistungsdaten von Kunden dürfen darin hinterlegt werden!

Nach ersten Rückmeldungen ist der Prozess flächendeckend eingeführt. Ob eine Anpassung und/oder Veränderung der HEGA notwendig ist, soll jetzt über eine Vor-Ort-Analyse durch vertiefte Beobachtungen ermittelt werden, die zur Weiterentwicklung der Kommunikationsstrukturen im Umgang miteinander erforderlich sind. Die Weisung wurde daher zunächst ohne Änderung verlängert.

Weiterentwicklung von ERP-Personal - Programmversion zur P73 – Anpassung von Funktionen im Mitarbeiterportal

Derzeit gespeicherte Nebentätigkeiten werden eingepflegt und den Beschäftigten angezeigt. Die Anzeige der Beendigung durch die Beschäftigten ist über das Mitarbeiterportal möglich, die Beantragung bzw. die Änderung von Nebentätigkeiten ist jedoch über das bisherige Verfahren vorzunehmen.

Zukünftig ist es möglich, die Bankverbindung, allerdings ausschließlich für zukünftige Zahlungen zu ändern.

Bisher war es nicht möglich, einen Notfallkontakt selbst zu hinterlegen bzw. zu löschen. Diese Möglichkeit wird mit der P73 zur Verfügung gestellt. Der Notfallkontakt kann über das Mitarbeiterportal von Teammitgliedern und der zuständigen Führungskraft eingesehen werden.

Zweite Änderung der fachlichen Weisung „Handbuch Ausbildung und Qualifizierung in der BA“ (HAQ) – Teil I Ausbildung und Teil II Studium

Neben redaktionellen Änderungen umfasst die Weisung zudem prozessuale Klarstellungen und die Möglichkeit einer IT-unterstützten Durchführung der praktischen Prüfung im Bereich Ausbildung. Für den Teil Studium wurde die Anpassung der Regelungen aufgrund der neuen Curricula der Studiengänge erforderlich. Neu wird die Funktion der Studierendenbegleiter/innen eingeführt. Näheres zum Handbuch ist den Ausführungen der HJAV-Fraktion zu entnehmen.

Weisung „Verlaufsbezogene Kundenbetrachtungen – Zielführendes Handeln im Integrationsprozess“ (Aktualisierung der Weisung vom 22.05.2017)

Das bereits mit der Weisung vom 22.05.2017 von den Personalvertretungen vorausgesagte Ergebnis der Betrachtung von Integrationsprozessen über alle Ebenen hat sich sehr schnell verdeutlicht. Ein einheitliches Verständnis zum zielorientierten Vorgehen liegt vor. Die Ausgestaltung des Bewertungsprozesses war insgesamt hinsichtlich des fachaufsichtlichen Vorgehens vor Ort durchaus positiv aufgenommen worden. Lediglich die Ausweitung auf die Regionaldirektionen und die Zentrale in gleicher Intensität war auf Unverständnis gestoßen. Die bisherigen Erkenntnisse haben gezeigt, dass mit der Umsetzung vor Ort eine weitere Ausweitung nicht mehr notwendig ist.

Das Verfahren selbst bleibt beibehalten. Weiterhin bewerten die Teamleitungen vor Ort 10 Fälle pro Monat, es verbleibt bei der Auswahl nach Zufallsprinzip. Für den Mehraufwand sind die Teamleitungen dezentral im gleichen Umfang zu entlasten. Die Verantwortung für die fachaufsichtliche Begleitung des Prozesses obliegt den Regionaldirektionen.

Die bisherigen Fallbewertungen durch die Regionaldirektionen und die Zentrale werden ab Oktober 2017 (Datenstand September 2017) eingestellt!

Fortsetzung der Pilotkonzeptmaßnahmen „Lebensbegleitende Berufsberatung“ (LBB) in den drei Pilotagenturen

Die Pilotierung LBB soll unverändert über den 28.02.2018 bis zum 31.12.2018 fortgeführt werden, hier insbesondere die Fortführung der Projektfunktionen. Bis zur Entscheidung zur evtl. Flächeneinführung der LBB wird sichergestellt, dass die erreichte Dienstleistungstiefe bestehen bleiben kann. Damit ist auch beabsichtigt, dass im Einzelfall auch die übertarifliche Weitergewährung der Funktionsstufe „Personalsteuerung“ über die tarifvertragliche Höchstdauer von 18 Monaten gewährleistet werden kann.

Erprobungskonzept der Lebensbegleitenden Berufsberatung in der AA Regensburg mit Schwerpunkt: Intensivierte Kooperation mit Arbeitgebern/innen

Mit der vorgelegten Erweiterung der Erprobung soll eine offensivere Ansprache der Arbeitgeber und Betriebe im Rahmen von LBB erfolgen, um eine intensivere Kooperation mit Arbeitgebern in der AA Regensburg in einem prosperierenden Arbeitsmarkt mit hohem Fachkräftebedarf zu erproben. Die Erprobung soll vom 01. Januar 2018 bis 30. Juni 2018 erfolgen. Weitere Einzelheiten hierzu, insbesondere auf die Sichtweise des HPR entnehmen Sie bitte den HPR-News auf der Intranetseite des HPR.

Vorbereitung von Unterstützungsleistungen in den Operativen Services

Immer wieder sind Teilbereiche des Operativen Services von Mehrbelastungen durch erhöhte Antragseingänge bei Insolvenzen etc. belastet. Dies führt hin und wieder dazu, dass das Leistungsversprechen an unsere Kunden nicht mehr erfüllt werden kann. Um diese Folgen zu minimieren, kann über eine Unterstützungsleistung ein Ausgleich erfolgen. Dies setzt jedoch ein professionelles Risikomanagement auf allen Ebenen voraus. Damit soll Transparenz für die Identifikation und Bewertung von Risiken sowie die daraus abgeleiteten Maßnahmen in der OS-Organisation auf den Ebenen Operative Services, Regionaldirektion und Zentrale hergestellt werden.

Sind aufgabengebietsübergreifenden und/oder überregionaler Unterstützungsleistungen in den Operativen Services notwendig, sind folgende Stufen der Unterstützung vorgesehen:

  • Selbsthilfe fachspezifisch
  • Selbsthilfe fachübergreifend
  • Fachspezifische OS-übergreifende Unterstützung im RD-Bezirk
  • Fach- und OS-übergreifende Unterstützung im RD-Bezirk
  • RD-übergreifende Unterstützung 

Für die Entscheidung zu 1. und 2. innerhalb eines OS ist der Geschäftsführer Operativer Service (GOS) zuständig, innerhalb des RD-Bezirkes das zuständige Mitglied der Geschäftsführung der RD. RD-übergreifend ist die Zentrale einzubeziehen. Den Internen Services Personal obliegt hierbei die Beratung hinsichtlich evtl. Belastungsausgleiche durch personelle Maßnahmen. Hierbei ist auch die Beratung zu ggf. erforderlichen Mitarbeitergesprächen und zu den Beteiligungserfordernissen der Personalvertretungen und Schwerbehindertenvertretungen zu erbringen.

Zielvereinbarungstemplates und Glossare 2018;
Glossar „Ressourcen- und personalorientierte Ziele“ (RPZ) sowie Blanko-Templates und Blanko-Glossar für nicht standardisierte Zielvereinbarungen

Änderungen bei den RPZ im Jahr 2018: Engagementförderung bleibt als RPZ erhalten. Damit sind die Ergebnisse der ENGI-Befragung weiterhin im Zielsystem enthalten. Mit dem Ziel „Qualitative Folgemaßnahmen zur Engagementförderung“ wird verdeutlicht, dass das Engagement der Beschäftigten dialogbasiert durch bedarfsorientierte qualitative Maßnahmen im Kontext der mitarbeiterorientierten Führung und Zusammenarbeit auf allen Führungsebenen zu fördern ist.

Um dem Demographie bedingten Absinken der Schwerbehinderten-Quote frühzeitig entgegenzuwirken und damit mehr Menschen mit Schwerbehinderung beruflich in die BA zu integrieren wird neben dem schon bekannten Zielindikator „Anteil schwerbehinderter Menschen unter den Neueinstellungen“ auf Geschäftsführungsebene auch die Schwerbehinderten-Quote als Messgröße aufgenommen.

Templates und Glossare für standardisierte Zielvereinbarungen in den Regionaldirektionen, Agenturen für Arbeit und gemeinsamen Einrichtungen (SGB III operativ, SGB II operativ, Großkundenberatung, Operativer Service, Interner Service) für 2018

Nach wie vor zeichnen sich die Verhandlungen zu den Zielvereinbarungen dadurch aus, dass diese mengenmäßig und inhaltlich sehr umfangreich und weiter auf Ergebnisse orientierte Zielsteuerung ausgerichtet sind. Ein weniger wäre hier sicherlich mehr – für die Beschäftigten und die Kunden.

Dies konnte in den Verhandlungen, vor allem zu den Zielgrößen im operativen Bereich SGB III mit der Vermeidungsquote, den für einen ganzheitlichen Prozess viel zu differenzierten Integrationsquoten, den Übertritten in Langzeitarbeitslosigkeit und zu den Maßnahme-Eintritten auch immer wieder festgestellt werden. Letztendlich konnte sich der HPR mit der Zentrale auf den Verzicht des Zielwertes Übertritte in Langzeitarbeitslosigkeit einigen, denn dieser Zielwert ist unserer Meinung nach das automatische Ergebnis aller Aktivitäten unserer Vermittlungs- und Beratungsfachkräfte innerhalb der Kundenprozesse.

Für die Eingangszone wird es 2018 erstmals einen Online-Index geben, der in den kommenden Jahren sukzessive erweitert werden soll. Er wird sich vorerst auf die Messung der Online-Anträge beschränken. Der HPR konnte für 2018 im Einvernehmen mit der

Zentrale eine Reduzierung des durch den Arbeitgeber anvisierten zentralen Zielwerts erreichen. Damit hoffen wir, dass zusätzlicher Druck auf die Kolleginnen und Kollegen der Eingangszone herausgenommen wurde. Die weitere Entwicklung fordern wir vor allem einen mit Augenmaß versehenen Umgang und werden dies kritisch begleiten.

Im Internen Service wird 2018 neben vor allem im Fokus liegenden Index Personal Ressourcen, bestehend aus den vier Themen: „Angemessener Befristungsanteil (zentraler Zielwert 10 Prozent), Schwerbehindertenquote, Anteil schwerbehinderter Menschen unter den Neueinstellungen sowie der Stellenbesetzungsquote“ und dem bekannten „Kundenzufriedenheitsindex“ ein neuer Zielwert: „Anteil eröffneter Stichtagsbeurteilungen“ eingeführt.

Der Operative Service wird im Zielsystem keine wesentlichen Änderungen erwarten. Hier setzt die Zentrale auf Kontinuität und Prozessharmonisierung. Die ist insbesondere deshalb zu begrüßen, weil die Operativen Services seit Anbeginn ständig von Veränderungsprozessen betroffen sind.

Erweiterung des IT-Verfahrens COAR (Computerunterstützte Agentur-Revision) und Ablösung des IT-Verfahrens COREV (Computerunterstützte Revision); Überprüfung der Wissensdatenbank und des Projektcockpits auf SharePoint-Basis

Das IT Verfahren COAR (Computer unterstützte Agentur-Revision) wird zur Unterstützung der Auftragsbearbeitung in den Bereichen Interne Revision (IR), sowie der Prüfdienste Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) und den Beitragseinzugsdienst (BED) erweitert und löst das IT Verfahren COREV (Computerunterstützte Revision) ab. Wie uns der IT Fachbereich mitteilt, können sich die Kolleginnen und Kollegen auf ein stabileres und leicht zu nutzendes System freuen.

Für den technischen Support sind keine gesonderten IT Fachbetreuer notwendig. Hier erfolgt bei technischen Fragen die Hilfestellung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentrale bzw. BA-SH für die IR, beim BED durch den Fachbereich des BA-SH. Der Prüfdienst AMDL erhält Unterstützung durch vorhandene IT Fachbetreuer mit der IT Verfahrensgruppe „Basisdienste“.

Die geschulten Multiplikatoren sorgen für eine geeignete Einweisung aller Anwenderinnen und Anwender. Da die Datenmigration für die Bereiche technisch unterstützt wird und eine manuelle Eingabe entfällt, gehen wir für die Kolleginnen und Kollegen von einem störungsfreien Übergang aus.

Übernahme der Familienkassen des öffentlichen Dienstes durch die Familienkasse der BA

Durch eine Gesetzesänderung am 08.12.16 wurde die Zuständigkeit Kindergeld neu geregelt. Danach können die Familienkassen von Bund, Ländern und Kommunen die Bearbeitung ihrer Kindergeldfälle auf die Familienkasse der BA übertragen. Man geht davon aus, dass bis Ende 2021 1,5 Mio. Kindergeldfälle (=Kinder) von insgesamt ca. 5.600 Familienkassen in die Zuständigkeit der BA wechseln werden.

Diese Fälle sollen in einem möglichst einfachen Verfahren übergeleitet werden. Die Daten können manuell oder maschinell über ein webbasiertes Formular bzw. voraussichtlich ab der Programmversion P 73 über eine Dateischnittstelle übergeben werden. Dabei soll es zu keiner Zahlungsunterbrechung kommen. Akten werden nur in Sonderfällen (z.B. nicht abgeschlossene Rechtsbehelfsverfahren) abgegeben.

Derzeit haben ca. 1.500 Familienkassen mit 35.500 Kindern von der Möglichkeit des Wechsels Gebrauch gemacht. Bis Ende 2017 sollen 2.900 Familienkassen mit ca. 105.000 Kindern übernommen werden.

Zur Bewältigung des zusätzlichen Fallvolumens wurden den regionalen Familienkassen jeweils eine Fachkraft und derzeit insgesamt 27 Fachassistenzkräfte zugeteilt. Die Zuteilung erfolgt entlang der quantitativen Entwicklung der zu übernehmenden Fälle.

Zur Begleitung des Übergabeprozesses wird von der Familienkasse Direktion außerhalb der SC-Struktur eine Hotline betrieben, die mit 6 Mitarbeiter/Innen und einer Teamleitung für Fragen der abgebenden Familienkassen und Kindergeldberechtigten zur Verfügung steht.

Nach Abschluss des Übergabeprozesses sind dann die regionalen Familienkassen und die Service Center für die Betreuung der Kindergeldberechtigten zuständig.

 

vollständige Information (PDF, 16.10.2017)

 

 

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