Mai-Ausgabe
Informationen der HPR-Fraktion
Themen der Mai-Sitzung waren u.a. die Methodik der Personalbedarfsermittlung in der BA für die Hauptuntersuchung Teil 1 für das Haushaltsaufstellungsverfahren 2019, das Handbuch Geheim- und Sabotageschutz und die Anpassung der Auswahlleitfäden der Nachwuchskräfterekrutierung.
Methodik der Personalbedarfsermittlung in der BA für die Hauptuntersuchung Teil 1 für das Haushaltsaufstellungsverfahren 2019
Nachdem der Bundesrechnungshof (BRH) das Vorgehen der BA bei der Personalbedarfsermittlung (PBE) in seiner vorläufigen Prüfungsmitteilung kritisiert hat, wird diese auf der Grundlage der Empfehlungen des BRH weiterentwickelt. Das geplante Verfahren der PBE in der BA gliedert sich in eine Voruntersuchung und eine anschließende Hauptuntersuchung. Die Voruntersuchung wurde vom 31.01.2018 bis 29.03.2018 durchgeführt. Dabei wurde die BA von der Organisationsberatung des Bundesverwaltungsamtes (BVA) methodisch beratend begleitet. Auf der Grundlage der Ergebnisse werden nun schrittweise in Hauptuntersuchungen die gesamten Aufgabenbereiche einer systematischen PBE unter Anwendung anerkannter Methoden unterzogen. Für die Hauptuntersuchung wurde mit Blick auf das Haushaltsaufstellungsverfahren ein zweistufiges Verfahren festgelegt.
Da die Meldung zum Personalhaushalt bis zum 30.06.2018 bevorsteht, werden derzeit im Teil 1 der Hauptuntersuchung die Bereiche der BA hinsichtlich der zu erwartenden Veränderungen des Personalbedarfs (Tendenzen) untersucht. Die Hauptuntersuchung Teil 2 (Ausblick) ist ab 01.07.2018 geplant.
Handbuch Geheim- und Sabotageschutz - Anpassung des Handbuchs
Das Handbuch wurde bereits im Dezember 2017 veröffentlicht und musste jetzt aufgrund von Organisationsänderungen und hinsichtlich einschlägig gemachter Erfahrungswerte angepasst werden. Auch wenn wenige unserer Kolleginnen und Kollegen betroffen sind, empfiehlt es sich, das Handbuch zu lesen. Bei der Lektüre wird deutlich, dass und wo sich sicherheitsrelevante Tätigkeiten innerhalb der Organisation befinden und zeigt auf, dass mit dem Thema sehr sorgfältig umgegangen wird. Alle Informationen hierzu sind auf der Seite: www.baintranet.de/005/013/002/005/Seiten/Geheim-und-Sabotageschutz.aspx hinterlegt.
Weisung/Information zum PE-Instrument KODE
Das seit 2007 etablierte Personalentwicklungsinstrument KODE (Kompetenz‑Diagnostik und ‑Entwicklung) wird mit dieser Weisung fortgeführt.
Ziel des Instruments ist die Unterstützung der individuellen Kompetenzeinschätzung, das selbstgesteuerte Lernen und z.B. die Vorbereitung von Potenzialträgerinnen und Potenzialträgern auf das Förder‑AC. Zudem kann das Verfahren zur Führungskräfteentwicklung (z.B. im Rahmen eines Coachings) und einzelfallorientiert bei Berufsrückkehrerinnen und Berufsrückkehrern eingesetzt werden. Es dient den Beschäftigten zur persönlichen Selbsteinschätzung und Standortbestimmung. Zuständig sind grundsätzlich die KODE® Beraterinnen und KODE® Berater im Internen Service Personal der Heimatdienststelle der Beschäftigten.
Die bzw. der Beschäftigte entscheidet, ob er das Verfahren KODE® auf freiwilliger Basis in Anspruch nehmen möchte. Die KODE Beraterin bzw. der KODE Berater ist zur Verschwiegenheit verpflichtet, da das Instrument allein der Selbsteinschätzung dient.
Neu ist, dass das Verfahren nun vollständig online‑basiert anstatt wie bisher in Papierform durchgeführt werden kann.
Die Speicherung der erhobenen Daten und deren automatisierte Auswertung erfolgt pseudonymisiert, d. h., um die Vertraulichkeit durchgängig sicherzustellen, ist es weder bei der Anlage des Fragebogens im Webportal des Anbieters noch bei der computergestützten Auswertung zulässig, den Namen der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters einzutragen. Innerhalb von 10 Wochen nach dem Gespräch werden diese Daten (Auswertung) wieder gelöscht.
Anpassung der Auswahlleitfäden der Nachwuchskräfterekrutierung (NWK)
Die Auswahlleitfäden für die Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistungen, für die Ausbildung zur/zum Fachinformatiker/in, für die Bachelorstudiengänge an der HdBA sowie für das Traineeprogramm bei der BA dienen der Unterstützung der am Auswahlverfahren beteiligten Stellen und beschreiben die einzelnen Rekrutierungs- und Auswahlschritte. Sie enthalten Prozessinformationen und Verantwortlichkeiten, Erläuterungen zu den Auswahlkriterien und Auswahlinstrumenten sowie Hilfsmittel zur Erfassung und Verarbeitung von Bewerberinformationen.
Zur Flächeneinführung des externen E-Recruiting liegen für die Nachwuchskräfte nunmehr erste Erkenntnisse vor, die mit der Weiterentwicklung der Leitfäden Berücksichtigung finden.
Neben redaktionellen Anpassungen ist u. a. vorgesehen, dass Stellenausschreibungen für einen Einstellungstermin im Folgejahr spätestens zum Mai des vorangegangenen Jahres veröffentlicht sein sollen.
Bei der Durchführung der psychologischen Eignungstests im BPS hat sich eine Verfahrensänderung dahingehend ergeben, dass die Bewerberdaten zukünftig automatisch aus dem E-Recruiting in DELTA.NT übernommen werden können (bislang mussten die Daten von Mitarbeiter/innen des BPS manuell im Verfahren STEP erfasst werden, um ein Kundenkonto in DELTA.NT anzulegen).
Die aktualisierten Leitfäden sollen ab dem Einstellungsjahr 2019 Gültigkeit haben.
Projekt LBB – Verlängerung der Erprobung der LBB im Erwerbsleben in der AA Regensburg
Da die Erprobung in der AA Regensburg erst am 01.03.2018 gestartet ist, können keine aussagekräftigen Erkenntnisse bis zum bisherigen Ende 30.06.2018 erzielt werden. Die Erprobung wird daher bis zum 31.12.2018 verlängert und das „Beobachtungskonzept zur LBB in Regensburg“ entsprechend angepasst.
Einführung des Verfahrens zur Datenübermittlung nach § 18f des Gesetzes über das Ausländerzentralregister (AZR-Gesetz) an die Familienkasse
Mit der vorliegenden Weisung erfolgt bei Feststellung des Nichtbestehens oder Verlustes des Rechts auf Einreise und Aufenthalt eine entsprechende Datenübermittelung vom Ausländerzentralregister an die Direktion der Familienkasse, um unberechtigte Kindergeldzahlungen zu vermeiden. Die Daten werden von der Direktion an die regionalen Familienkassen weitergeleitet. Da es diesen vorgelagerten Abgleich bisher nicht gab, können nun unrechtmäßige Auszahlungen vermieden werden.
Einführung der maschinellen Abfrage der Steueridentifikationsnummer
Die für die Kindergeldzahlung zwingend erforderlichen Steueridentifikationsnummern des/der Kindergeldberechtigten und der aktiven Zahlkinder werden ab der P 82 (Juli 2018) maschinell arbeitstäglich „im Hintergrund“ beim Bundeszentralamt für Steuern abgefragt und automatisch in das Fachverfahren KiWi übertragen.
Der bisher notwendige manuelle Übertrag durch die Mitarbeiter/innen entfällt künftig.
Weisung zur Weiterentwicklung des BA-Intranets auf der Grundlage SharePoint 2013 (ShP2013)
Im Dezember 2017 wurde die bisherigen Version SharePoint 2010 auf die neue Version SharePoint 2013 umgestellt. die fachliche Migration sowie die Anpassung von Funktionalitäten folgen im 3. Quartal 2018. Durch die Überführung (voraussichtlich zum 17.09.2018) der bisher angepassten redaktionellen Funktionen auf die Standardfunktionen SharePoint von 2013 werden Pflegeaufwände und betriebliche Risiken minimiert. Lesenden Nutzer des BA-Intranets werden dies kaum bemerken, denn für sie ergeben sich keine Auswirkungen.
Anders für die Webautorinnen und Webautoren. Es ändert sich neben Ansicht und Gestaltung insbesondere die Bedienung des Redaktionssystems, u. a. die Handhabung von Redaktionsbausteinen (Webparts). Dies erfordert eine Anpassungsqualifizierung der Webautorinnen und Webautoren. Die dreitägige Anpassungsqualifizierung ist für alle Webautorinnen und Webautoren des BA-Intranets verpflichtend und soll insgesamt bis zum 14.09.2018 abgeschlossen sein. Die dazu erforderliche Train-the-Trainer-Maßnahme findet bis spätestens 15.06.2018 statt.