08.10.2019

Oktober-Ausgabe

Informationen der HPR-Fraktion

Themen der Oktober-Sitzung waren u.a. das Fach- und Organisationskonzept für den operativen Bereich, Fachkonzept Weiterentwicklung SC Organisation (Version 2.1) Änderung der organisatorischen Zuordnung des Service Center Weißenfels und Qualifizierung zur/zum Coach von Diplom bzw. Master Psychologen/-innen aus dem BPS der BA sowie die Weisung zum Personalhaushalt 2020.

Wie gewohnt informiert die vbba-Fraktion über die neuen Entwicklungen zu den Themen:

Digitalisierung/Automatisierung in der BA:

Der HPR hat eine Vorlage zu den Regelungen zum Schutz des Personals vor Missbrauch und/oder Überforderung in Form einer Dienstvereinbarung zusammen mit der Verwaltung der Zentrale erarbeitet. Wir sind guter Dinge, dass es zu einer zufriedenstellenden Vereinbarung kommen wird. Der weitere Geschäftsgang ist noch nicht abgeschlossen und somit müssen wir noch etwas weiter abwarten.

Kundenportal:                                                               

Die Situation in den Eingangszonen ist schon (zu) lange angespannt, mittlerweile aber unserer Meinung nach untragbar. Durch die hohe Belastung kommen nun vermehrt Ausfälle von KollegInnen aus gesundheitlichen Gründen hinzu. Vor Ort fehlt es längst an kreativen Lösungsansätzen, eine Anpassung der Öffnungszeiten löst das Grundproblem nicht.                                                                   

Die vbba-Fraktion ist davon überzeugt, dass strukturelle/organisatorische Probleme hier der Grund sind. Als Beispiel: fehlgeschlagene Online-Anträge führen zu vermehrten Nachfragen, die entweder über das Service Center oder dann, im zweiten, dritten …Schritt in den Eingangszonen geklärte werden. Nun aber mit mittlerweile emotional vorbelasteten Kunden.

Ein alle Bereiche und Schnittstellen abdeckendes Fachkonzept kann ein erster Schritt zur besseren Steuerung und Vermeidung von Mehrfachvorsprachen sein. Leider blieb die erhoffte Vorlage eines solchen Fachkonzeptes bisher aus.

Liebe Kolleginnen und Kollegen, achten Sie auf Ihre Gesundheit! Pausen und zeitiges Arbeitsende darf Ihnen unabhängig von jeder noch so langen Schlange keiner verwehren. Wir wissen aber auch, dass Sie an der „Front“ alles tun, diese Warteschlangen schnell und bestmöglich abzuarbeiten. Nicht zuletzt, weil ein bildlicher, gefühlter Dauerdruck auf Ihren Schultern lastet. Bei Fragen oder Hilfegesuchen sprechen Sie uns an. Unsere Forderungen sind klar.  

Fach- und Organisationskonzept für den operativen Bereich

Ein auch für die Zukunft nachhaltiges Konzept benötigt sicherlich seine Zeit. Viele Überlegungen und Erkenntnisse der letzten Monate und Jahre sollten hier einfließen. Bei dem uns vorgelegten Konzept gab es von Seiten des HPR noch zu viele ungeklärte Fragen. Daher wird es noch einige Zeit benötigen, bis ein tragfähiges Konzept vorliegt.

Fachkonzept Weiterentwicklung SC Organisation (Version 2.1) Änderung der organisatorischen Zuordnung des Service Center Weißenfels

Das Service Center Weißenfels ist in Merseburg angesiedelt und daher der Agentur Halle zuzuordnen. Die Zuordnung zur Agentur Weißenfels wurde durch den Bundesrechnungshof beanstandet. Die Zuordnung zu Halle wird nun vorgenommen, die Beschäftigten bleiben in Merseburg. Das SC wird in Service Center Merseburg umbenannt.

Weisung Personalhaushalt der Bundesagentur für Arbeit – diverse Themen

Neben den zum Personalhaushalt üblichen noch vereinzelt notwendigen Korrekturen für SGB II und SGB III wurde Handlungsbedarf zur Datenqualität in ERP-Personal festgestellt. Hierzu finden Ende des ersten Quartals 2020 Workshops mit den Leitern/-innen Personal der Regionaldirektionen, der Internen Services und der besonderen Dienststellen BA-Service-Haus, IAB und Familienkasse Direktion statt.

Qualifizierung zur/zum Coach von Diplom bzw. Master Psychologen/-innen aus dem BPS der BA

Gemäß Weisung 201901002 vom 15.01.2019 „Coaching als Instrument der Personalentwicklung in der BA“ wird in der BA das Coaching von Führungskräften der TE I bis III durch speziell qualifizierte Diplom- bzw. Master-Psychologen/innen aus dem BPS übernommen. Die Qualifizierung zur/zum Coach erfolgt bedarfsorientiert und durch einen externen Anbieter (Deutsche Psychologen Akademie GmbH). Bei der bedarfsorientierten Zuteilung der Quoten je RD-Bezirk werden unter anderem die Fluktuation bei den bisher qualifizierten Coaches sowie das Potenzial an zu coachenden Führungskräften im jeweiligen RD-Bezirk berücksichtigt. Insgesamt sollen ab März 2020 17 Psychologen/-innen in sieben 5 tägigen Schulungsmaßnahmen qualifiziert werden. Die Vorauswahl erfolgt durch die zuständigen BPS der jeweiligen RD, die finale Auswahlentscheidung trifft die Leitung des BPS der Zentrale.

Weiterentwicklung VerBIS – Versionsinformationen VerBIS PRV 19.03.00 (P93), geplanter Einsatz 18.11.2019-PRV 19.03-P93

In der Verhandlung für die vorgelegte Weiterentwicklung war auffällig, dass die neu eingeführten Filterfunktionen für die als „Vertreter/-innen“ eingetragenen Teamleitungen möglicherweise zur elektronischen Leistungskontrolle führen können. Diese Filterfunktionen werden nicht freigeschaltet, bis dieses Problem gelöst ist.

E-Akte Dokumentenmanagement (E-AKTE-DMS) – Erweiterung der Auftragslisten (RFC 89067)

Mit P 93 am 18.11.19 sollen die Auftragslisten um einige Attribute erweitert werden, um eine verbesserte und gezieltere Bearbeitung zu erreichen. Ziel ist es, eine schnellere Übersicht über die Inhalte, die Priorität und die Zuständigkeit zu erhalten, ohne die Aufträge in andere Postkörbe (z.B. Sonderpostkörbe) verteilen zu müssen. Die Änderung ist ein Angebot an Organisationseinheiten, bei denen eine große Menge an Aufträgen über längere Zeit in den Postkörben verbleibt, und soll helfen, sich schneller einen Überblick zu verschaffen und neue Optionen für arbeitssparende Organisationsmöglichkeiten innerhalb eines Teams eröffnen. Eine detaillierte Vorgehensweise wird nicht vorgegeben, sondern kann auf die Bedürfnisse des eigenen Teams im SGB II, SGB III und der Familienkasse zugeschnitten werden.

Erprobung des neuen Prozesses zur Bearbeitung der Online Arbeitsuchendmeldungen in den Service Centern SGB III

Unsere Kunden nutzen in immer stärkerem Maße die Online Angebote der BA. Dabei müssen die nachgelagerten Geschäftsprozesse optimiert werden. Ein Ansatz ist die bisherige Erprobung des neuen Prozesses zur Bearbeitung der Online Arbeitsuchendmeldung in den Service Centern. Die Ergebnisse in den Regionaldirektionen Niedersachsen-Bremen und Nord wurden in Schnittstellengesprächen und Workshops zusammengetragen. Mit der nun vorliegenden Erweiterung sollen die positiven Ergebnisse der bisherigen Erprobung in den Agenturbezirken der Regionaldirektionen Baden-Württemberg, Hessen, Sachsen-Anhalt und Rheinland-Pfalz abgebildet werden. Damit soll ein repräsentatives Ergebnis vorgelegt werden bevor die Entscheidung über die Flächeneinführung erfolgen kann.

Information SGB III zur Erweiterung der IT-Kleinlösung Ufa SGB II auf den Operativen Service SGB III (Kenntnisnahme)

Die IT-Kleinlösung Ufa stellt ein umfassendes, systematisches sowie funktionales und flexibles Instrument der Fachaufsicht dar, das die Führungskräfte vor Ort optional zur Unterstützung beim Prozess der risikobasierten Qualitätssicherung verwenden können. Es bietet eine einfache Auswertungs- und Dokumentationsmöglichkeit, Prüfthemen/Prüffragen zu erstellen und mit bestehenden Prüfthemen und Prüfanfragen zu kombinieren. Die Entscheidung, welche der zentral bereitgestellten Prüfthemen/Prüffragen zum Einsatz kommen, wird gemäß dem risikoorientierten Ansatz vor Ort entschieden. Die Verantwortung für den Gesamtprozesse der Fachaufsicht tragen die Regionaldirektionen. Insofern verbleibt die Entscheidungsbefugnis über den Einsatz der IT-Kleinlösung bei den Operativen Services vor Ort, sodass damit auch die örtlich zuständigen Gremien ggf. entsprechend zu beteiligen sind.

Handbuch Personalwirtschaft (Kenntnisnahme)

Das Handbuch Personalwirtschaft wurde redaktionell und entsprechend der Bundeshaushaltsordnung überarbeitet. Besonders möchten wir darauf hinweisen:

  • Dass die auf 6 Monate eingeschränkte „Nicht-Wiederbesetzung“ von Stellen, bei den die StelleninhaberInnen vorübergehend (z.B. wegen Elternzeit, Sonderurlaub etc.) abwesend sind, erst wieder nach 12 Monaten für eine dauerhafte Besetzung zur Verfügung stehen. Dies wird sehr begrüßt, da vor allem Beschäftigte mit Familien- und/oder Betreuungspflichten nun wieder eine bessere Planungssicherheit haben.
  • Bei der Besetzung von Führungspositionen in Teilzeit ist durchaus eine „Überbuchung“ der Stellen möglich (z.B. zu 110%), solange die Finanzierung (z.B. aus sogenannten „Restmitteln“) im Haushalt gesichert ist.
  • Für die Freistellungen der Vertretungen den schwerbehinderten Menschen erfolgten einige Klarstellungen – z.B. Berücksichtigung von Auswirkungen bei der Betreuung in „Flächenbezirken“.

Fachliche Vorgaben für die Nutzung von ADI

Mit dem Wichtigen Hinweis Oktober 2019 für die Familienkassen werden fachliche Vorgaben für die Nutzung des vom Bundeszentralamt für Steuern bereitgestellten "Allgemeinen Dialogverfahren Identifikationsnummer" (ADI) konkretisiert. Daten aus ADI dürfen demnach nur für Fälle nach dem ESTG verwendet werden. Für reine Kinderzuschlagsfälle oder Fälle nach dem BKGG ist eine Suche in ADI nicht zulässig.

Alle Zugriffe werden protokolliert. Eine private Nutzung ist untersagt. Im Rahmen von Tele- oder Mobilarbeit darf keine Abfrage erfolgen. Verstöße führen zu arbeits- bzw. dienstrechtlichen Maßnahmen und ggf. zu einer Einschaltung der Polizeibehörden.

Befristete Sofortmaßnahmen für die Service Center

Die aktuell sehr belastende Situation in unseren SC, bedingt durch die Einführung der neuen Plattform Voxtron Communication Center, macht flankierende Sofortmaßnahmen befristet bis zum 31.12.19 notwendig. So werden unter anderem die Kontaktcodes vereinfacht und der Abgleich der Adressdaten entfällt für den Rechtskreis SGB III. Im Zusammenhang mit einer online-Arbeitssuchendmeldung gibt es nur noch höchstens einen Anrufversuch beim Kunden. Das Training am Arbeitsplatz und das fachliche Coaching kann im 4. Quartal entfallen.

 

vollständige Information vom 08.10.2019 (PDF)