08.11.2018

November-Ausgabe

Informationen der HPR-Fraktion

Auf der Novembersitzung beschäftigte sich der HPR u.a. mit den Infrastrukturrichtlinien der BA, der fachlichen Weisung „Arbeitsbuch Rekrutierung, Ausbildung / Studium in der BA“ (ARAS), der Verlaufsbezogene Kundenbetrachtung, dem Modellversuch E-Mail-Bearbeitung im SC Familienkasse und der Weiterentwicklung der Online-Angebote der Familienkasse.

Vorab Informationen über neue Entwicklungen:

Umsetzung der Lebensbegleitenden Berufsberatung (LBB) vor dem Erwerbsleben – hier Regelungen zur Personalisierung

Ab dem 01.09.2019 wird die Lebensbegleitende Berufsberatung mit dem ersten Schritt als Berufsberatung vor dem Erwerbsleben in allen Agenturen eingeführt. Die Besetzung der neuen Dienstposten „Berufsberater/in in der BA“ werden mit der vorgelegten Weisung geregelt. Der Einsatz qualifizierter Beraterinnen und Berater ist unabdingbar. Um eine reibungslose Personalisierung sicher zu stellen, ist eine Umsetzung unter Berücksichtigung der bereits in der Berufsberatung beschäftigten Kolleginnen und Kollegen notwendig. Der vorgesehene Personalaufwuchs ist in drei Tranchen vorgesehen. Mit Inkrafttreten des Fach- und Organisationskonzepts LBB fallen die bisherigen Dienstposten „Berufsberater/in für akademische Berufe“ und „Berater/in U25“ weg und der neue Dienstposten „Berufsberater/in in der BA“ wird eingerichtet. Folgende Zugangsvoraussetzungen sind vorgesehen:

  • Hochschulabschluss oder vergleichbare Qualifikation
  • Beratungszertifizierung im Bereich Markt und Integration
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Markt und Integration (mind. 2 Jahre)

Vorrangig ist hier das „Bestandspersonal“ zu berücksichtigen. Für diese Besetzungen hat der HPR auf die Ausschreibung der Stellen verzichtet.

Dies sind zum einen die Berater/innen für akademische Berufe, die als „Statusbewerber/innen zum 01.01.2019 auf dem neuen Dienstposten ohne den Nachweis einer Zertifizierung angesetzt werden. Zum anderen kommen die bisherigen Berater/innen U25 vorrangig in Betracht, wenn sie bereits mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Markt und Integration haben und sich schriftlich bereit erklären, an einer berufsbegleitenden Beratungszertifizierung teilzunehmen. Der Ansatz erfolgt dann vorübergehend bis zur Absolvierung der Zertifizierung. Liegen beide Aspekte nicht vor, werden die Betroffenen auf einen Dienstposten der TE IV/BesGr A10 umgesetzt.

Die genannte Zertifizierung ist auch unter Berücksichtigung bereits erworbener Zertifizierungen/Qualifizierungen noch genauer zu definieren. Diese Regelungen und Hinweise erfolgen zu gegebener Zeit.

Die zusätzlich auszubringenden Stellen sind entsprechend der Regelungen des HPG 1.2 zu gegebener Zeit zu besetzen. Auch hier ist ein vorübergehender Ansatz vorgesehen. Der Daueransatz erfolgt mit der Zertifizierung.

Personalbedarfsermittlung

Im Juli 2017 kritisierte der Bundesrechnungshof die Vorgehensweise der BA zur Personalbedarfsermittlung (PBE). Vorgehen und Methoden wurden daher weiterentwickelt und bereits in Teil 1 der nun durchzuführenden Hauptuntersuchung angewandt. D.h. für den Bereich SGB II sind diese bereits verpflichtend und für die Organisation der Lebensbegleitenden Berufsberatung wurden die Verfahren und die neuen Methoden ebenfalls angewandt. Die Untersuchungsbereiche entsprechen den Organisationsbereichen.

Teil II beschäftigt sich nun mit den Bereichen im SGB III mit folgender Priorisierung:

  1. Operative Bereiche mit direktem Kundenkontakt (Kundenzentrum)
  2. Die im Kundenzentrum den operativen Bereich ergänzenden bzw. zuarbeitenden Bereiche, Zentrale, Regionaldirektionen
  3. Interne Dienstleistungen wie etwa Fachdienste, Interner Service
  4. Weitere Bereiche

Ab November 2018 bis Mai 2019 (vorgegebene Zeitschiene zum Haushaltsaufstellungsverfahren) wird eine PBE beginnend mit Priorität A durchgeführt. Hierunter zählen:

  • Allgemeine Vermittlung,
  • Arbeitgeber-Service,
  • Berufliche Rehabilitation und Teilhabe,
  • Berufsinformationszentrum/Selbstinformationseinrichtung,
  • Integrationsberatung,
  • Zentrale Auslands- und Fachvermittlung

Für alle Bereiche werden unter Hinzuziehung von Fachkräften aus den Agenturen Workshops durchgeführt. Ziel ist es, mit den Beschäftigten gemeinsam die Geschäftsprozesse der Untersuchungsbereiche zu besprechen. Hierbei soll zu Aktivitäten bzw. zu einzelnen Arbeitsschritten die jeweilige Bearbeitungsdauer erhoben werden. Bei der Berechnung des Personalbedarfs werden daneben auch die Arbeitsmengen/Fallzahlen und die Häufigkeiten einbezogen. Die Workshops beginnen am 19.11.2018. Die benötigten Teilnehmenden sind aus Gründen der Repräsentativität durch die Zentrale bereits in Funktion und Agenturen vorgegeben. Die Auswahl und Meldung der direkten Personen wurden bereits durchgeführt. Für die Kurzfristigkeit der eingeleiteten Maßnahmen hat sich der zuständige Fachbereich entschuldigt.

Wir können nur hoffen, dass diese Maßnahmen nach langer Zeit wieder zu einer gerechten und den Aufgaben angemessenen Personalbedarfsplanung führen und diese dann auch umgesetzt werden. In diesem Zusammenhang sehen wir die Ausbringung von kw-Vermerken als besonders kritisch an.

Personalhaushalt 2019

Der HPR hat sich mit der Vorlage kritisch auseinandergesetzt und eine entsprechende Stellungnahme abgegeben. Diese wird mit der Beratungsunterlage dem Verwaltungsrat zur Entscheidung vorgelegt. Wir werden zu gegebener Zeit hierzu berichten.

 

Zur November-Sitzung des HPR:

Infrastrukturrichtlinien der BA

Die bisherigen Gebäudevorgaben der BA werden durch die Neukonzeption der Infrastrukturrichtlinien mit dem „Gebäude“ sowie dem neuen Teil „Arbeitsplatz- und Raumgestaltung“ abgelöst.

Im Teil „Gebäude“ wurden unter Berücksichtigung geänderter Vorgaben, wie insbesondere des Behindertengleichstellungsgesetzes sowie spezifischer Anforderungen (beispielsweise im BIZ, SC und Kundenzentrum oder bei den Fachdiensten) im Hinblick auf die agile Zusammenarbeit die Vorgaben aktualisiert. Für alle Maßnahmen gilt, dass eine frühzeitige Einbindung der Gremien und des technischen Beratungsdienstes ein Erfolgsfaktor ist.

Daneben wurden Empfehlungen für die Errichtung und Ausstattung von offenen Bürolandschaften erarbeitet und die Planungsrichtlinie der BA für die Infrastruktur der Informationstechnik überarbeitet und angepasst.

Erste Änderung der fachlichen Weisung „Arbeitsbuch Rekrutierung, Ausbildung / Studium in der BA“ (ARAS) sowie Änderungen Arbeitsvertragsmuster Trainees und Förderver-tragsmuster

Die fachliche Weisung ARAS wird mit der aktuellen Fassung in einigen Punkten präzisiert und durch weitere Regelungen ergänzt. Damit wird eine schnelle Übersicht über die Weisungslage und eine professionelle Aufgabenwahrnehmung bezüglich Rekrutierung, Ausbildung und Studium in der BA erreicht.

Hier die wesentlichen Änderungen in den Teilen I bis III:

Teil I Rekrutierung:

Personalplanung vor der Rekrutierung: Im Rahmen der Personalplanung ist die Entscheidung zu treffen, ob vakant werdende Stellen wiederbesetzt werden bzw. auf welchem Wege die Besetzung erfolgen soll. Im Falle einer Einstellung von Externen soll zukünftig gelten: „Der Regelfall einer Beschäftigung bei der BA muss ein

Dauerarbeitsvertrag mit sechs Monaten Probezeit sein“ – was aus unserer Sicht sehr zu begrüßen ist.

Nachwuchskräfteplanung und -verteilung: Die Nachwuchskräfteplanung erfolgt im Rahmen der jährlichen Personalersatzplanung. Die den Regionaldirektionen mit Jahresweisung zugeteilten Quoten für Auszubildende, Studierende und Trainee können bei guter Bewerberlage um maximal 5% in eigener Zuständigkeit überzogen werden. Voraussetzung dafür ist, dass Ausbildung und Ansatz im eigenen Bezirk sichergestellt werden können.

Teil II Ausbildung:

Ausbildung der Ausbilderinnen und Ausbilder (AdA):

Eine effiziente und effektive Ausbildung und Nachwuchsförderung kann nur von qualifizierten Ausbilderinnen und Ausbildern geleistet werden. Als Ausbilder/in darf nur bestellt werden, wer persönlich und fachlich geeignet ist (§ 14 Abs. 1 i. V. m. §§ 28 bis 30 Berufsbildungsgesetz (BBiG). Bestellte Ausbilder/innen haben ihre berufs- und arbeitspädagogischen Kenntnisse mit der Ausbildereignungsprüfung gemäß Ausbilder-Eignungsverordnung (AEVO) nachzuweisen. Das gilt auch für die Ausbildung in Kammerberufen (z. B. Hauswirtschafter/in oder Fachinformatiker). Für Fachausbilder/innen ist der Nachweis im Rahmen der Ausbildereignungsprüfung weiterhin optional.

Anpassung des Beurteilungsverfahrens:

Auszubildende befinden sich während ihrer Ausbildung in einem permanenten Lern- und Entwicklungsprozess und sind daher auf kontinuierliche Rückmeldungen zu ihrem Leistungsstand angewiesen. Durch regelmäßige Feststellungen des Ausbildungserfolges während der ersten zwei Jahre und der Leistungs- und Kompetenzbeurteilung (LEKo) im dritten Ausbildungsjahr wird ein möglichst aussagekräftiges und objektives Bild über den individuellen Leistungsstand der Auszubildenden gezeichnet.

Die Feststellung des Ausbildungserfolges beinhaltet Erläuterungen zum individuellen Ausbildungsstand und zu etwaigen Handlungsbedarfen. Sie wird zum Ende der Probezeit und jeweils zum Ende des 1. und 2. Ausbildungsjahres durch die Erste Fachkraft Aqua oder die Fachkraft Aqua erstellt und besprochen.

Die Leistungs- und Kompetenzbeurteilung (LEKo) ist am Ende des dritten Ausbildungsjahres für alle Auszubildenden zu erstellen und gliedert sich in vier Teile: Leistungsbeurteilung, Kompetenzbeurteilung, ergänzende Aussagen und Begründung des Gesamturteils und letztlich das Gesamturteil. Die Beurteilung wird von der Ersten Fachkraft Aqua erstellt und eröffnet.

Die Termine für diese Gespräche sind den Auszubildenden mindestens zwei Wochen vorher bekanntzugeben.

Zusätzlich wird jeder bzw. jedem Auszubildenden am Ende eines Praktikumsabschnittes durch die verantwortliche Teamleitung ein Feedback-Gespräch gegeben.

Teil III Studium:

Die Abgrenzung der Aufgaben zwischen Tutor/in und Interner Service wurde konkretisiert.

Der Ablauf des Propädeutikum einschließlich der Startwoche wurde angepasst und präzisiert.

Das Verfahren zur Dienstreisegenehmigung während der Präsenztrimester wurde ergänzt und ist somit transparenter dargestellt.

Verlaufsbezogene Kundenbetrachtungen – Zielführendes Handeln im Rahmen des beruflichen Rehabilitationsprozesses für die BA als Reha-Trägerin (Erst- und Wiedereingliederung)

Die Weisung schafft die Voraussetzungen dafür, auch verlaufsbezogene Fallbewertungen im Bereich der beruflichen Reha (Erst- und Wiedereingliederung) bei Trägerschaft durch die BA durchzuführen. Diese Bewertungen durch die RD und die Zentrale sind für die Maßstabsbildung notwendig und auf drei Bewertungsphasen, d.h. drei Monate, begrenzt.

Der Bewertungsumfang: 10 Datensätze monatlich je Reha-Teamleitung.

Nach abschließender Betrachtung fällt den AA zusätzlich die Aufgabe zu, in Abstimmung mit den RD, risiko- und bedarfsorientiert die Verteilung der zu bewertenden Fälle der Erst- und Wiedereingliederung festzulegen. Übergreifendes Ziel in diesem Gesamtprozess ist, Verbesserungspotenziale künftig besser zu erkennen und umzusetzen. Zudem entfällt für die BA als Reha-Trägerin das bisherige Monitoring Reha. Aufgrund der besonderen Schutzbedürftigkeit besteht keine Einsicht in ärztliche und psychologische Gutachten bzw. in andere einschlägige medizinische Dokumente. BISS stellt hierzu eine zentrale Standardauswertung zur Verfügung.

Modellversuch E-Mail-Bearbeitung im SC Familienkasse

Von 01.12.18 bis 31.05.19 wird am SC-Standort Marburg die E-Mail-Bearbeitung erprobt. Vorerst werden ausschließlich E-Mails der Familienkasse RPS bearbeitet. Der Modellversuch soll der Prüfung der grundsätzlichen Machbarkeit dienen.

Weiterentwicklung der Online-Angebote der Familienkasse

Ab der P 83 (19.11.18) wird das Online-Angebot der Familienkasse um das Kundenanliegen „Antrag auf Kindergeld bei Eintritt der Volljährigkeit des Kindes“ erweitert. Dem Kindergeldberechtigten wird ca. 6 Wochen vor dem 18. Geburtstag des Kindes per Anschreiben zusätzlich zum bisher üblichen Unterlagenversand ein persönlicher QR-Code mitgeteilt. Nach Eingabe dieses Codes wird ein mit seinen Daten vorausgefüllter Kindergeldantrag bereitgestellt, der ausgedruckt und unterschrieben mit den erforderlichen Nachweisen an die Familienkasse zurückgesandt werden muss. Ein Upload der Nachweise ist erst ab der P 91 technisch vorgesehen. Auch ein zentraler Ausdruck (falls der Kunde nicht über einen Drucker verfügt) ist voraussichtlich erst ab Januar 2019 machbar.

 

vollständige Information vom 08.11.2018 (PDF)

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