06.06.2019

Juni-Ausgabe

Informationen der HPR-Fraktion

Themen der Juni-Sitzung waren u.a. Einführung einer SharePoint Anwendung „QUB-Plattform“, der Experimentierraum Mobilarbeit in Operativen Services und die Einführung des IT-Verfahrens ADEBAR.

 

Zunächst möchten wir klarstellen: „ich“ sind wir!

Entscheidungen im HPR werden gemeinsam von den Mitgliedern beschlossen. Der Vorsitzende bzw. der Vorstand vertritt diese Beschlüsse nach außen. Dies gilt ebenfalls für alle Verhandlungen mit dem Arbeitgeber.

Nachfolgend informiert die vbba-Fraktion über neue Entwicklungen zu folgenden Themen:

Digitalisierung/Automatisierung in der BA schreitet weiter voran (beispielhaft):

  • Familienkasse: Durch die Einführung von Entscheidungsvorschlägen in KIWI (DV-Verfahren der Famka) erfolgt demnächst die automatisierte Echtheitsprüfung der Studienbescheinigungen zur Erlangung einer entscheidungsreifen Vorlage. Noch entbindet diese die Mitarbeitenden jedoch nicht von der nochmaligen Prüfung.
  • Operativer Service: Projekt AIDAV – Automatisierte Arbeitslosenversicherung – 1. Phase: Erprobung, Prüfung und Herstellung der Bearbeitungsreife in den OS. In dieser Phase soll damit die „Vollständigkeitsprüfung“ der eingehenden ALG-Anträge erfolgen und ggf. fehlende Unterlagen automatisiert angefordert werden.
  • Arbeitsvermittlung: Weiterentwicklung des Matching-Prozesses sowie die Möglichkeit, gefundene Stellenangebote automatisiert per Mail als Stellenempfehlungen an die Kunden zu versenden.
  • Online-Terminvergabe (OTV): Erprobung der Online-Arbeitsuchend-Meldung in ausgewählten AA. Im Rahmen von Open Innovation Kampagnen und Workshops zum Projekt "Attraktive digitale Online-Angebote" wurde deutlich, dass Kundinnen und Kunden von der BA als modernem Arbeitsmarktdienstleister erwarten, dass Termine auch online vergeben werden. OTV soll nun in drei AA erprobt werden. Die Terminvergabe erfolgt dabei über einen Sammelkalender in ATV (Allgemeine Terminverwaltung). Die dort als verfügbar festgelegten Zeitfenster werden den Kundinnen und Kunden angezeigt und nach der Onlinebuchung unmittelbar in ATV übernommen. Das Angebot für die Online-Terminvergabe erhalten nur diejenigen Kundinnen und Kunden, die bei der Online-Arbeitssuchend-Meldung mehr als 50 % der Daten hinterlegt haben.
  • IT-Verfahren ADEBAR: Durchführung des europäischen Datenaustausches auf elektronischem Weg und damit verbunden die Implementierung in die IT-Systeme der BA (siehe auch unten).

Regelungen zum Schutz des Personals vor Missbrauch und/oder Überforderung befinden sich noch im Verhandlungsweg.

Zum Fachkonzeptes LBB „vor dem Erwerbsleben“ steht der HPR derzeit in Gesprächen zu den Regelungen der Zertifizierung. Zur Definition und damit Ausstattung von „Arbeitsplätzen“ hat die Zentrale auf Hinweis des HPR klärende Informationen in die Fläche gegeben. Weitere Verhandlungen unter Einbindung der HSBV laufen.

Bei der schleppenden Bearbeitung von Reisekosten-, Trennungsgeld-, Beihilfe-Anträgen kann noch immer keine Entwarnung gegeben werden. Die bereitgestellte Personalmehrung in diesem Bereich wirkt sich noch nicht auf den Abbau der Rückstände aus. Der HPR-Vorstand steht hierzu weiter im Gespräch mit den Verantwortlichen.

Einführung einer SharePoint Anwendung „QUB-Plattform“

Die Verbesserung der Transparenz und die Beschleunigung der Kommunikation zwischen der Zentrale und den Regionaldirektionen wird nunmehr über eine SharePoint-Anwendung „QUB-Plattform“ unterstützt, nachdem ein Ersatz für das bisher genutzte Infoboard SGBII/SGBIII entwickelt werden musste.

Nachdem der HPR eine barrierefreie Anwendung verlangt hat, kann die Freischaltung für die Bereiche Qualitätsmanagement (QUB1), Einführungsmanagement (QUB21) und Kommunikation (QUB4) erfolgen. Der Zugriff wird über die jeweilige Vergabe von Berechtigungen gesteuert. Das Konzept wird auf einen engen Benutzerkreis und deren Verantwortungskreis beschränkt.

Experimentierraum Mobilarbeit in Operativen Services von Ende Juni 2019 bis 10/2020

Die BA hat sich entschieden, zur Mobilarbeit einen zeitlich begrenzten Experimentierraum zu schaffen. In den RD-Bezirken Nord, Niedersachsen-Bremen und NRW haben sich Teams in den Operativen Services freiwillig zur Teilnahme bereit erklärt. In 34 Teams der Bezirke Nord und NSB wird ab Ende Juni 2019 zur Gestaltung mobiler Arbeitsformen und moderner Zusammenarbeit aktiv „experimentiert“. Hier sollen eigene Ideen und praxisorientierte Lösungsansätze entwickelt und in den Arbeitsalltag integriert werden. Dabei sollen Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden sowie der Beschäftigten im Kontext mobiler Arbeitsformen bestmöglich in Einklang gebracht werden.

  • Basis des Experimentierraumes ist die Dienstvereinbarung zur Tele- und Mobilarbeit der BA. Abweichend werden folgende Regelungen getroffen:
  • Teams vereinbaren die Lage und Verteilung der Mobilarbeit (und ggf. der Telearbeit) weitgehend selbstständig im Rahmen von Teamvereinbarungen.
  • Mobilarbeit kann nicht nur situativ, sondern auch zu regelmäßigen Zeiten in dem in der Teamvereinbarung festgelegten Umfang stattfinden.
  • Zustimmung der Führungskraft zur Teamvereinbarung erfolgt unter Berücksichtigung der dienstlichen Erfordernisse sowie der Bedürfnisse von Beschäftigten mit Familienpflichten.
  • Begleitung und Evaluation durch die Wissenschaftler/innen der Universität St. Gallen.

Dabei gelten Regelungen zur alternierenden Telearbeit sowie bestehende Einzelvereinbarungen unverändert fort. 30 weitere Teams, die sich in NSB und NRW freiwillig zur Verfügung gestellt haben nehmen als Vergleichsgruppe an dem Vorhaben teil.

Von Anfang an begleitet und evaluiert wird der Experimentierraum durch die Universität St. Gallen über von ihnen gestaltete Befragungen, qualitative Interviews und eine Tagebuchstudie. Die Teilnahme hieran ist für die Mitarbeitenden und Führungskräfte freiwillig.

Auftaktveranstaltungen und regelmäßige Austauschformate unterstützen die Umsetzung vor Ort. Die Einbindung der Personalvertretungen sowie der Schwerbehindertenvertretungen in die Prozesse wurde seitens der Zentrale zugesagt. Über die Ergebnisse der Evaluation werden wir jeweils berichten.

Weiterentwicklung der Online Angebote der FamKa - Erweiterung der Nutzung der Online-Anträge für Personen mit Bezug zum öffentlichen Dienst

Auch Personen mit Bezug zum Öffentlichen Dienst (unter anderem 30.500 BA-Beschäftigten) ist es dann möglich, die Online-Angebote "Antrag auf Kindergeld für ein neugeborenes Kind " und "Antrag auf Kindergeld bei Eintritt der Volljährigkeit des Kindes" zu nutzen.

Einführung des IT-Verfahrens ADEBAR

Ab 03.07.2019 sind die europäischen Sozialversicherungsträger verpflichtet, Daten in elektronischer Form untereinander auszutauschen. Dies wird über das IT-Verfahren ADEBAR ermöglicht. Kolleginnen und Kollegen der BA, der gemeinsamen Einrichtungen und der Familienkasse sind betroffen. Da noch nicht in allen europäischen Ländern und bei anderen Sozialversicherungsträgern die technische Möglichkeit geschaffen ist, wird für diese Bereiche die Abarbeitung weiterhin in Papierform erfolgen müssen.

Die Anwenderinnen und Anwender sind verpflichtet, zum Einführungstermin ein ca. zwei stündiges Selbstlernmodul zum Umgang mit diesem Verfahren zu durchlaufen. Die fachlichen Anforderungen verändern sich nicht. Da eine Barrierefreiheit für dieses Verfahren voraussichtlich erst Ende des Jahres vorliegt, sollte durch arbeitsorganisatorische Maßnahmen sichergestellt werden, dass die Arbeit bis dahin entsprechend umverteilt wird.

 

vollständige Information vom 06.06.2019 (PDF)